Närförrådet är det lager som finns närmast slutanvändaren. Här ska allt finnas som behövs för att det dagliga arbetet ska fungera på ett bra sätt. I närförrådet finns allt från arbetshandskar, smörjoljor och kullager till papper, pennor och toner till kopieringsapparaten. Varje avdelning har normalt sitt eget närförråd. Oftast är det inte speciellt stort, men de blir gärna många till antalet. Det leder till att de totala lagrade volymerna i närförråden blir omfattande. Närförrådet måste finnas, men det är ofta för litet för att någon person på heltid ska ägna sig åt det. Det sköts som en bisyssla. Olika personer både hämtar vad som behövs ur förrådet och ser till att det fylls på. Resultatet blir lätt att brister uppstår samtidigt som annat blir liggande länge och kasseras. Varianterna av samma vara blir många och det läggs onödigt mycket administrativ tid på närförrådet.

Undersökningar visar att närförråden står för 70 – 80 % av inköpskostnaderna, men bara för ca 10 % av varuvärdet. I närförråden ligger vad som brukar beskrivas som indirekt material, sådant som behövs för verksamheten men som inte direkt ingår i de produkter som till- verkas och säljs. Traditionellt har all uppmärksamhet riktats mot det direkta materialet eftersom det handlar om höga varuvärden och eftersom brister där ofta leder till produktions- och leveransstopp. Här finner vi idag ett av logistikens riktigt väl utvecklade områden.

Men det indirekta materialet har fortfarande inte fått mycket uppmärksamhet. Närförråden omfattas normalt inte av MPS eller inköpssystemen eftersom de finns långt decentraliserade ute i organisationen och för att de ställer sina speciella krav. Det måste vara så enkelt som möjligt för användaren att beställa och styra sin lagerhållning, men samtidigt också kvalitets- och kostnadssäkrat. Dairectos lösningar för försörjning till närförråd tillgodoser de här kraven.

Dairectos Provider-system används fristående eller som ett försystem till befintligt inköps- eller MPS-system. Med Provider installerat förenklas försörjningen till och lagerhållningen i närförråden samtidigt som kvalitet på beställningar och lagersäkerhet ökar. Den visuella principen som systemet bygger på gör att det är applicerbart i alla typer av verksamheter. Beställningar från systemet skickas via befintligt huvudsystem eller direkt till respektive leverantör.

Den streckkodsbaserade systemlösningen gör att man på ett effektivt, säkert och tidsbesparande sätt beställer och lagerhåller olika varor i sina närförråd enligt visionen ett system allt material. Man arbetar med beställningspunkter och beställningskvantiteter som är optimerade via systemet så att kapitalbindning minimeras och lagersäkerheten maximeras. Som ett exempel på en uppskattad funktion kan man t ex se i vilket eller vilka andra närförråd artikeln finns vid en akut bristsituation.

Inleveranser kan göras med eller utan streckkodsläsare. Systemet kan som tillval även hantera lagerplatser. All historik sparas och kan följas upp via statistikfunktion. Provider-konceptet bygger på att man definierar ett bassortiment till varje närförråd. Bassortimentet utgörs av det material som regelbundet används och som rutinbeställs. Bassortimentsartiklarna beställs sedan enkelt via streckkoder, medan sällan beställda artiklar söks fram ur artikelregistret. I systemet lagras all information om sortimenten ute i de olika närförråden. Systemet arbetar med automatisk uppdatering av artikelregister. Artikelförändringar som berör ett eller flera närförråd genererar automatiskt uppdateringar och att nya streckkoder skrivs ut till förråden.

Om närförråden är olika stora eller har olika behov, kan systemet anpassas till tre olika nivåer. Den enklaste nivån innebär beställning elektroniskt via mail och den mest avancerade nivån har möjligheten att uttagsregistrera hela eller delar av närförrådens sortiment.

Konceptet är bevisat lönsamt, och effekterna har visat sig vara betydande. Provider finns idag i mer än 200 installationer. I genomsnitt brukar resultatet vara av storleksordningen:

• Minskning av sortimentsbredd 35%
• Minskning av kapitalbindning 50%
• Minskade administrativa kostnader 60%

Dessutom har antalet brist- och akutsituationer minskat och möjligheterna till styrning och uppföljning har ökat. Inte minst är personalen mycket nöjd, användarvänligheten är hög!